GDPR & Behandling av personuppgifter

1. Personuppgiftsansvarig

Axiom Finance AB med säte i Stockholm, Sverige, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter du lämnar till oss eller som vi inhämtar i samband med våra uppdrag inom redovisning, bokföring, löneadministration och finansiell rådgivning.

Vid frågor om hur vi hanterar personuppgifter eller om du önskar utöva dina rättigheter når du oss direkt:

• E-post: contact@axiomfinance.com
• Telefon: +46 79 345 24 26
• Plats: Stockholm, Sverige

2. Vilka uppgifter vi behandlar

Vilka uppgifter vi samlar in beror på vilken relation du har till oss (prospekt, klientföreträdare, anställd hos klient, eller samarbetspartner). Uppgifterna kan omfatta:

• Kontakt- och identifikationsuppgifter: Namn, personnummer/samordningsnummer (vid enskild firma eller firmatecknare), e-postadress, telefonnummer, postadress och befattning.
• Företags- och uppdragsinformation: Bolagsnamn, organisationsnummer, faktureringsuppgifter, bankkontouppgifter och fullmakter.
• Bokförings- och verifikationsunderlag: Fakturor, kvitton, avtal, löneunderlag och banktransaktioner som kan innehålla personuppgifter kopplade till enskilda personer, leverantörer eller konsulter.
• Löne- och personaladministration: För klienter som anlitar oss för lönehantering behandlar vi uppgifter om anställdas namn, personnummer, lön, skattetabell, sjukfrånvaro, förmåner och utbetalningskonto.
• Kundkännedom (KYC): ID-handlingar och uppgifter som krävs för att uppfylla penningtvättslagstiftningens krav.

3. Ändamål och rättslig grund

Vi behandlar alltid dina personuppgifter med stöd av gällande dataskyddsregler:

• Fullgörande av avtal (Artikel 6.1 b GDPR): För att förbereda uppdrag, tillhandahålla löpande bokföring, momsrapportering, lönehantering, bokslut och CFO-rådgivning enligt vårt uppdragsavtal.
• Rättslig förpliktelse (Artikel 6.1 c GDPR): För att uppfylla tvingande krav i svensk lag, däribland Bokföringslagen (1999:1078), Skatteförfarandelagen (2011:1244) och Lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.
• Berättigat intresse (Artikel 6.1 f GDPR): För att hantera allmänna förfrågningar, upprätthålla god kundservice, administrera kundrelationer och säkerställa IT-säkerheten i våra system.

4. Mottagare av uppgifter

Axiom Finance AB delar endast personuppgifter när det krävs för uppdragets genomförande, när du instruerat oss, eller när det följer av lag:

• Myndigheter: Skatteverket, Bolagsverket, Kronofogdemyndigheten eller Försäkringskassan när lagkrav föreskriver rapportering (exempelvis momsdeklarationer, arbetsgivardeklarationer eller årsredovisningar).
• Banker och betaltjänstleverantörer: Vid förmedling av löneutbetalningar, bankkopplingar eller fakturaflöden.
• IT- och systemleverantörer (Biträden): Leverantörer av affärs- och bokföringssystem, lönesystem, molnlagring och e-posttjänster. Samtliga personuppgiftsbiträden är bundna av strikta personuppgiftsbiträdesavtal (DPA).

Vi säljer aldrig dina personuppgifter vidare till tredje part och delar dem inte för kommersiell marknadsföring från utomstående aktörer.

5. Lagringstid & Bokföringslagen

Vi lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de ändamål de samlades in för eller så länge tillämplig lag kräver:

• Bokföringsmaterial: Räkenskapsinformation, verifikationer och fakturor sparas i minst sju (7) år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i enlighet med 7 kap. 2 § Bokföringslagen.
• Uppdragsakter och avtal: Sparas under avtalstiden och därefter i upp till tio (10) år i enlighet med allmänna preskriptionsregler och rådgivningsansvar.
• Intresseanmälningar & Förfrågningar: Kontaktuppgifter från inledande konsultationer som inte leder till uppdrag gallras normalt inom tolv (12) månader.

6. Överföring till tredjeland

Vår huvudsakliga behandling och datalagring sker inom EU/EES. I de fall någon av våra godkända IT-underleverantörer har servrar eller dotterbolag utanför EU/EES (tredjeland), säkerställer vi att adekvat skyddsnivå upprätthålls i enlighet med GDPR kapitel V.

Detta sker i första hand genom tillämpning av EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) samt kompletterande tekniska skyddsåtgärder såsom end-to-end kryptering.

7. Dina rättigheter

Enligt EU:s dataskyddsförordning har du följande rättigheter gentemot oss:

• Rätt till tillgång (registerutdrag): Du har rätt att begära bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter samt få ett kostnadsfritt utdrag av uppgifterna.
• Rätt till rättelse: Du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter korrigerade utan onödigt dröjsmål.
• Rätt till radering ("rätten att bli bortglömd"): Du har rätt att begära radering av uppgifter. Observera: Rätten till radering är inte absolut. Vi får inte radera uppgifter som vi enligt lag är skyldiga att behålla, exempelvis bokföringsmaterial enligt bokföringslagen.
• Rätt till begränsning av behandling: Du kan under vissa omständigheter begära att behandlingen av dina uppgifter begränsas.
• Rätt till dataportabilitet: Rätt att få ut uppgifter du själv tillhandahållit i ett strukturerat, maskinläsbart format när behandlingen vilar på avtal.
• Rätt att göra invändningar: Rätt att invända mot behandling som grundar sig på vårt berättigade intresse.

För att utöva dina rättigheter kontaktar du oss via contact@axiomfinance.com eller telefon +46 79 345 24 26. Vi besvarar normalt din begäran inom 30 dagar.

8. Tystnadsplikt och säkerhet

Inom redovisning och ekonomisk rådgivning är förtroende och konfidentialitet avgörande. All information vi mottar från våra klienter omfattas av strikt tystnadsplikt och yrkessekretess.

Vi tillämpar ändamålsenliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda information mot obehörig åtkomst, förlust, förvanskning eller stöld. Detta inkluderar:

• Kryptering av data under överföring (TLS/SSL) och i vila.
• Tvåfaktorsautentisering (2FA) för samtliga verksamhetssystem.
• Strikt roll- och behörighetsstyrning så att endast behöriga rådgivare har tillgång till klientdata.
• Regelbunden säkerhetskopiering och systemuppdatering.

9. Cookies & Digitala verktyg

Axiom Finance AB värnar om din digitala integritet. Vår webbplats använder uteslutande tekniskt nödvändiga funktioner, såsom sparande av din språkpreferens (svenska eller engelska) via lokal webbläsarlagring (localStorage).

Vi använder inga tredjeparts spårningscookies, kommersiella annonsnätverk eller spårningspixlar. Du kan när som helst rensa eller blockera cookies och lokal lagring via inställningarna i din webbläsare.

10. Rätt att lämna klagomål

Om du anser att Axiom Finance AB behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsförordningen vill vi gärna att du kontaktar oss först så att vi kan utreda och åtgärda ärendet.

Du har även alltid rätt att vända dig till den svenska tillsynsmyndigheten för dataskydd med ett klagomål: